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Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffee Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas. Forma en que se ha de realizar cada servicio y montaje. Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato. Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma mas directa con el departamento de Banquetes, y por regla general en cada servicio. Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial atención a los baños. Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes, etc. Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.

Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades. Nombre del Cliente u Organización. Número de Personas, contratada real y servicio. Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire acondicionado. Al finalizar un servicio de banquete se debe de confeccionar la factura, haciendo constar en ella el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan contratado o producido durante el servicio. El jefe de banquetes debe de supervisar las facturas antes de presentarlas al cliente, para ver si están correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados. Regularmente las reservaciones se producen a través de llamada telefónica o por escrito (Cartas o Fax) y procedemos a asentarla en el Libro de Reservaciones de Banquetes bloqueando tentativamente una fecha y el salón. 50% de anticipo del costo total solicitado. Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas y que se pagaran aunque no asistan al evento.

Esto deberá informarse verbal y escrito. En todas las solicitudes se deberá cotizar por escrito, con copia a la Gerencia de Alimentos y Bebidas. En la Carta – Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona, Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del grupo. No se debe dar crédito a nadie que no haya sido autorizado previamente por la oficina de gerencia de crédito. Sólo se entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido. En ese caso de cancelación antes de las 48 horas se retendrá el 50% del anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas el hotel reservara el total del depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y esta sujeto a políticas de ventas de cada establecimiento en particular. Es muy importante llevar un sistema de archivos, que en todo momento se pueda localizar cualquier servicio ya realizado para encontrar en el los datos que se precisen.

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